實踐中，貨代公司常常為委托人代墊支付相關費用，事后再向委托人收取費用。然而有些情況下貨代公司應謹慎墊付，因為有可能面臨不能收回代墊費用的風險。
案情：貨代追討代墊集裝箱超期使用費
A 公司接受B公司委托，為B公司辦理2個集裝箱貨物的海上貨物出口運輸事宜，自廣州黃埔至阿爾及利亞阿爾及爾。A公司接受委托后，將B公司的貨物交由某船公司C承運，提單載明托運人為F公司。這批貨物被運抵目的港后一直無人提取，集裝箱被超期使用。C公司多次要求A公司提供托運人的詳細信息，A公司通過電子郵件將C公司的信息轉告至B公司。但B公司并未向A公司或C公司提交有關涉案提單載明的托運人的詳細信息。
貨抵目的港將近一年后，A公司向其在香港的母公司出具付款委托書，委托A公司的母公司向C公司的香港公司支付涉案2個集裝箱在目的港因無人提貨而產生的集裝箱超期使用費等，共計2.7 萬美元。A公司的母公司向C公司的香港公司開出金額為2.7萬美元的恒生銀行支票，C公司的香港公司簽收上述支票。
另，D公司深圳分公司就裝載涉案貨物的2個集裝箱出具了2份證明。證明記載涉案貨物到達目的港，因至今無人提貨，貨物仍然滯留在目的港，在此期間，2個集裝箱共計產生集裝箱超期使用費2.6萬美元、卸柜費1000美元。D公司是C公司在中國設立的外國法人獨資有限公司，D公司及其深圳分公司的經營范圍，都是為C公司自有或經營的船舶提供攬貨、簽發提單、結算運費和簽訂服務合同。
A公司在墊付目的港集裝箱超期使用費之后，向B公司追討無果，遂將B公司訴至海事法院，要求B公司償付上述代墊費用。
斷案：代墊費用是否合理一審二審大不同
關于貨代公司提出的代墊集裝箱超期使用費的追償訴求，一審法院和二審法院給出的判決結果截然不同。
一審：委托人應償付合理的代墊費用
一審法院廣州海事法院認為，本案為貨運代理合同糾紛。關于卸柜費1000美元的訴訟請求，因A公司未舉證證明卸柜費應由承運人還是港口方收取，未證明最終有權收取該費用的主體實際收取了該費用，也未證明卸柜費是因涉案貨物在目的港無人提取所必然產生的費用，根據《中華人民共和國民事訴訟法》第六十四條第一款關于“當事人對自己提出的主張，有責任提供證據”的規定，A公司此項訴訟請求缺乏事實依據，不予支持。
關于集裝箱超期使用費2.6萬美元的訴訟請求。C公司作為提供涉案集裝箱的承運人，因集裝箱被超期占有，遭受損失，享有索賠權利。本案A公司已向承運人墊付了因目的港無人提貨所造成的集裝箱超期使用費損失，根據《中華人民共和國合同法》第三百九十八條關于“受托人為處理委托事項墊付的必要費用，委托人應當償還該費用及其利息”的規定，A公司為處理B公司委托事項所墊付的集裝箱超期使用費，B公司作為委托人應當償還。
不過，集裝箱超期使用費的合理金額，應根據集裝箱被占用期間給集裝箱提供者造成的損失進行判斷。集裝箱提供者在集裝箱被長期占用的情況下，可以通過重置新箱的方式避免損失擴大，集裝箱超期使用所造成的實際損失累計上限，不應超過市場上同期同等規格的新集裝箱重置價格。結合航運實踐，酌情認定承運人C公司因涉案集裝箱被長期占用所遭受的損失為每個40英尺集裝箱3 萬元人民幣， 2個集裝箱的超期使用費損失共計6萬元，因此對于A公司請求的超過此數額的部分，法院不予支持。
B公司不服提起上訴
二審：對貨代公司的追償請求不予支持
首先，B公司在二審調查時提出，對A公司關于其已經墊付涉案集裝箱超期使用費2.6萬美元的主張不予認可，認為A公司的證據不能證明其已實際付款。
二審法院廣東省高級人民法院認為，A公司據以證明其墊付費用的證據，主要為付款委托書、恒生銀行支票簽收單及支票回執等。通常情況下，票據項下款項的實際支出、收入，需經銀行辦理相應的兌付手續。本案中，支票簽收單上雖有C公司香港公司的蓋章，但此僅能表明C公司香港公司收到A公司的母公司開具的該份支票，尚不足以證明該支票項下款項的兌付情況。且由A公司單方制作的付款委托書上，雖稱C公司香港公司為C公司的代理人，但本案缺乏有效證據證明C公司、C公司香港公司就涉案貨物運輸及相關費用處理存在關系，以及C公司香港公司是C公司處理有關事宜的代理人。因此，A公司向C公司香港公司支付費用，不能當然地視為其向C公司支付了涉案集裝箱超期使用費。
此外，D公司和D公司深圳分公司的經營范圍中，與費用有關的僅限于為C公司自有或經營的船舶 “結算運費”，并未包括代C公司收取運費以外的其他費用。C公司、C公司香港公司、D公司作為分別于不同國家或地區登記設立的企業，在法律上相互獨立。本案中，既無證據證明C公司曾委托C公司香港公司或D公司深圳分公司代為收取涉案集裝箱超期使用費，亦無證據顯示C公司已經收到涉案集裝箱超期使用費。因此，上述證據不足以證明A公司通過其他方向C公司支付了涉案集裝箱超期使用費。
其次，A公司墊付的集裝箱超期使用費，是否屬于為完成委托事項而支出的合理、必要的費用?
A公司所主張的集裝箱超期使用費，并非B公司與A公司之間的貨運代理合同所約定的費用，A公司也確認該費用屬于墊付費用。
在貨運代理合同中，委托人應當預付處理委托事務的費用，在委托人沒有預付的情況下，受托人墊付費用必須是為了委托人的利益，也是完成受托事項所必須。貨運代理人墊付費用必須以完成貨物進出口事宜所發生的合理費用為限，對于非正常費用和額外費用，貨運代理人代為墊付之前，應當征得委托人的同意，否則委托人有權予以拒絕。
就本案而言，經A公司安排訂艙出運，B公司的貨物已經運抵目的地，本案相關的貨運代理事項已經履行完畢。因目的港無人提貨而產生的集裝箱超期使用費，性質上屬于海上貨物運輸合同項下的違約金，不屬于為完成貨運代理事項而墊付的必要費用，貨運代理人支付該項費用必須另行征得委托人的同意。A公司未征得委托人B公司的同意即支付該集裝箱超期使用費，并向B公司追償，缺乏依據，不予支持。
廣東省高級人民法院判決，撤銷廣州海事法院一審民事判決，駁回A公司對B公司的訴訟請求。
分析：謹慎代墊集裝箱超期使用費
本案的爭議焦點集中在兩點，一是如何證明貨代企業已實際墊付費用，一個是貨代企業墊付的集裝箱超期使用費是否屬于為完成委托事項而支出的必要費用，即“是否付給了有權主體”和“是否屬于必要費用”兩個問題。
實際墊付費用的認定標準
關于貨代企業主張已經代墊相關費用，審判實踐的共識是，貨運代理企業必須證明費用是由有權收取的主體所主張，且貨代企業所支付的費用也已實際支付至該有權主體，方可認為費用已實際發生。
一審對于“已實際支付至該有權主體”的認定比較寬松，在B公司確認墊付費用的證據的真實性且未對實際墊付存在異議時，采取“高度蓋然性”標準認定A公司實際墊付了費用。二審對貨代企業實際墊付費用采用更為嚴格的證據認定標準。考慮到貨運代理市場的實際運行狀況，應該承認這種嚴格的認定標準是非常有必要的。
在此提醒貨代企業，如果款項是支付給有權主體授權收取的其他主體，需要證明該收取主體授權的合法性。另外，以支票、匯票等方式支付費用時，僅有收取方簽收支票、匯票等票據的憑證是不夠的，必須要有支票、匯票等兌付的銀行憑證，才可以完全地證明收取方實際收取了支付方的此筆付款。
是否為完成委托事項而支出的必要費用
一審的觀點是，由于集裝箱超期使用費不是正常的海上貨運代理服務過程中必然發生的，如要證明其屬于“必要費用”，貨運代理企業必須證明該費用與委托人所委托事務相關，且已實際發生。但本案二審的觀點否定了集裝箱超期使用費屬于為完成貨運代理事項而墊付的必要費用，明確了貨運代理人支付該項費用必須另行征得委托人的同意。
集裝箱超期使用費是否屬于為完成委托事項而支出的必要費用，對于貨代企業來說影響重大，目前這個問題在審判實踐中仍有爭議。
在此提醒貨代企業，如果在與委托人的貨運代理合同中將集裝箱超期使用費明確約定為有權代墊的費用，那么一旦墊付了集裝箱超期使用費則有權依據貨運代理合同追償。如果沒有在雙方貨運代理合同中明確約定此費用，則貨代企業在墊付集裝箱超期使用費時最好能夠征得委托人的同意。
