一、打制訂艙單。
1. 訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。
2. 打制完上述內容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
二、收到貨主正式單據后進行審單。
1. 單證必須齊全。
貨主必須提供的單據有：合同副本(售貨確認書、形式發票)、正本裝箱單至少一份、正本發票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監管條件還必須提供相應證件。
2. 如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：
A、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的尺碼、重量是否一致。
B、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的金額以及幣種是否一致(合同金額不小于發票金額)。
C、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的發票號是否一致。
D、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的合同號是否一致。
E、正本單據不許有任何涂改。
F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。
3. 如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：
A、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規格、數量、毛重、凈重。
